“Toen ik drie jaar geleden bij Regio Rotterdam begon als secretaris, wilden we een frisse wind laten waaien,” vertelt Hanneke. “We hebben een inspiratiesessie georganiseerd met het bestuur, oud-bestuursleden, kaderleden en actieve leden. Een hele dag nadenken over: wat willen we eigenlijk als Regio? Daar kwam zóveel moois uit. Een half jaar later hebben we een heidag gehouden om alles verder uit te werken. Sindsdien bouwen we echt aan een vereniging die stevig staat, niet alleen qua activiteiten, maar ook in hoe we met elkaar omgaan.”

Met beide benen op de grond

“Rotterdam was van oudsher een echte klimregio,” zegt Hanneke. “Maar we wilden breder kijken. We hebben een activiteitencommissie opgericht en nagedacht over: wat willen we als regio nog meer bieden? We wilden met beide benen in de samenleving staan. We zijn bijvoorbeeld nog meer gaan inzetten op jeugdklimmen.”

De stap naar een VOG en gedragscode

Het onderwerp sociale veiligheid kwam concreet op tafel toen jeugdklimmen groter werd. “Toen zeiden we met het bestuur: ja, maar luister, iedereen die met jeugd werkt, moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Punt,” vertelt Hanneke.
Via Rotterdam Sport Support hoorde ze dat je voor vrijwilligers een gratis VOG kunt aanvragen als je aan bepaalde voorwaarden voldoet. “Toen hebben we dat gewoon gedaan. Zonder discussie. We hebben gezegd: als je actief bent als vrijwilliger voor de Regio, hoort daar een VOG bij. En weet je? Niemand deed moeilijk. Iedereen dacht: logisch.”

Om in aanmerking te komen voor die gratis VOG, moest er ook een gedragscode zijn. “De NKBV had natuurlijk al een gedragscode, maar we wilden er eentje die ook echt bij óns past. Dus hebben we wat dingen toegevoegd. Bijvoorbeeld over het zorgvuldig omgaan met materiaal: dat je het meldt als iets kapot is. Over sociale media: dat je geen herkenbare foto’s van anderen plaatst zonder toestemming. En over alcohol en softdrugs, vooral met het oog op klimweekenden. Helder en praktisch: tijdens het klimmen of als je verantwoordelijk bent voor anderen, gebruik je niks. Klaar. Zo’n code moet niet iets vaags zijn, maar herkenbaar en uitvoerbaar.”

Vertrouwenscontactpersoon: er zijn is al waardevol

“Een vertrouwenscontactpersoon (VCP) aanstellen was de volgende stap,” zegt Hanneke. “We hebben via via iemand gevonden die die rol op zich wilde nemen. Belangrijk vonden we dat diegene niet in het bestuur of het kader zat, zodat mensen zich vrij voelen om contact op te nemen. We zoeken nog een mannelijke VCP erbij, want het is prettig als leden kunnen kiezen bij wie ze terecht willen.”

Voor Hanneke is de rol van de VCP vooral symbolisch én praktisch belangrijk. “Alleen al het feit dat er iemand ís, zegt iets. Dat je als vereniging zegt: wij vinden dit belangrijk. Al wordt er nooit een melding gedaan. Dat is alleen maar goed. Maar je zendt een signaal uit: we willen dat iedereen zich veilig voelt, en als dat even niet zo is, dan willen we dat weten. Dat is een vorm van respect naar je leden.”

Kleine stappen, groot effect

Volgens Hanneke denken veel mensen dat het allemaal heel ingewikkeld is. “Maar dat valt reuze mee. Je moet gewoon beginnen. Het lijkt groot, maar als je het stap voor stap doet, heb je het zó voor elkaar. En maak het niet te zwaar. We doen dit niet omdat er iets mis is. We doen het juist omdat we trots zijn op hoe we het doen. We willen dat vasthouden en vastleggen.

Ze raadt besturen aan om niet te wijzen naar schandalen in de sport en dit als aanleiding te gebruiken om met het thema sociale veiligheid aan de slag te gaan. “Zeg liever: wij zijn trots op onze Regio, en daarom willen we het netjes geregeld hebben. Dat werkt zóveel positiever.”

Ook voor de leden

Binnen de Regio is het onderwerp inmiddels ingebed in de praktijk. “Bij cursussen en weekenden willen we dat sociale veiligheid bespreekbaar is,” zegt Hanneke. “En we hebben naast het klassieke ‘rondje evalueren’ een anoniem evaluatieformulier in het leven geroepen. Zo kunnen mensen makkelijker eerlijk aangeven als iets niet prettig voelde. Dat helpt ons om te blijven leren.”

Ook humor speelt een rol in het bespreekbaar maken. “Je kunt prima met een grapje het ijs breken,” lacht Hanneke. “Bijvoorbeeld over spotten bij boulderen: dat je afspreekt hoe je elkaar spot, en dat je daar even luchtig over praat. Zo komt er ruimte voor het serieuze gesprek. En tijdens een kennismakingsrondje kun je als organisator zeggen: laten we er een leuk én sociaal veilig weekend van maken. Het hoeft allemaal niet zwaar te zijn om sociale veiligheid te bespreken.”

Vakkundige instructeurs

Hanneke benadrukt dat ook instructeurs een sleutelrol hebben. “Niet iedereen is hetzelfde. De ene instructeur legt iets tien keer rustig uit, de andere werkt beter met snelle klimmers. En dat is prima, zolang je dat met elkaar bespreekt. Weten waar je goed in bent en waar niet, dat is ook een vorm van veiligheid. Want dan kun je elkaar aanvullen. Er is nu ook een online training over sociale veiligheid speciaal gemaakt voor instructeurs. Die brengen we regelmatig onder de aandacht.”

Trots en toekomst

Waar Hanneke het meest trots op is? “Dat iedereen meedeed. Het hele kader heeft een VOG aangevraagd, zonder argwaan of gemor. Dat zegt alles. Dat je samen zegt: dit vinden we belangrijk. En ik ben de eerste die toegeeft: een VOG garandeert niet alles. Maar het laat wel zien dat we als vereniging bewust bezig zijn met veiligheid en vertrouwen. Dat vind ik echt mooi.”

De volgende stap?

“Nu alles staat, willen we dat het écht gaat leven. Dat het normaal wordt om erover te praten. We gaan het aankondigen in de nieuwsbrief en volgend jaar wordt bij ons echt ‘het jaar van de sociale veiligheid’. En eerlijk, ik hoop vooral dat er niks gebeurt. Dat iedereen denkt: natuurlijk, zo doen we dat. En mocht er wél iets spelen, dat mensen weten waar ze terecht kunnen. Dan werkt het.”